Representante fiscal em Portugal: como nomear e as responsabilidades

Quem tem interesse em investir ou morar em Portugal, ou já chegou no país, deve ter ouvido falar no NIF, que é o cadastro necessário perante a Autoridade Tributária portuguesa. Da mesma forma, muitos já devem ter escutado sobre a necessidade de ter um representante fiscal em Portugal, em certos casos. 

Esse assunto é muito relevante e prático, sendo imprescindível para quem tem interesse em residir no país. 

E quem pensa em exercer essa representação fiscal em Portugal para alguém, também precisa entender todas as responsabilidades que isso representa.

Confira aqui tudo que você precisa saber sobre esse tema.

Representante fiscal para o NIF

Antes de entrarmos no tema específico, precisamos esclarecer do que se trata o NIF – Número de Identificação Fiscal, em Portugal.

Composto por nove dígitos, este número identifica qualquer cidadão nacional ou estrangeiro que possa ser considerado um contribuinte fiscal. 

Essa identificação é similar ao do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), no Brasil. Assim, o NIF identifica o seu titular perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) portuguesa.

Da mesma forma, o CPF é um cadastro perante a Receita Federal brasileira, para efeitos fiscais.

Portanto, o NIF se destina ao tratamento de informação de natureza fiscal e aduaneira. E esse número é gerado mediante requerimento ou de forma automática, a depender do tipo de contribuinte.

Cada cidadão, seja ele nacional ou estrangeiro, apenas pode ter um NIF, sendo uma identificação pessoal e intransferível.

Saiba mais aqui: NIF – Número de identificação Fiscal em Portugal

Quais são as responsabilidades do titular do NIF?

Todos aqueles que possuam um Número de Identificação Fiscal em Portugal são considerados possíveis contribuintes. Isso significa que poderão existir também responsabilidades e obrigações junto à Autoridade Tributária.

Isto inclui aqueles que não são considerados residentes em território português.

É interessante destacar que para ser considerado residente fiscal em Portugal, basta permanecer mais de 183 dias no país.

Caso o titular do NIF permaneça menos tempo, é possível que já seja considerado residente fiscal também. Isso ocorre caso fixe residência definitiva em Portugal e, assim, possua uma residência habitual no país. 

Nesse caso, dependendo dos rendimentos que tenha em Portugal, o titular do NIF pode ter que declarar renda. 

Depois falamos mais da tributação, mas agora vamos abordar o tema principal do texto: a representação fiscal em Portugal. 

Saiba mais: Finanças em Portugal

Qual é a figura do representante fiscal em Portugal?

Já vimos o que o NIF e que responsabilidades podem acarretar. Mas, também é importante destacar que esse número será importante para abrir conta em Portugal, comprar um imóvel e realizar as demais operações. 

Os cidadãos que possuam comprovativo de residência legal em Portugal podem pedir o seu NIF de forma independente, junto às Finanças.

Já aqueles que não possuem comprovativo de residência em território português, sejam nacionais ou estrangeiros, devem ter o chamado representante fiscal em Portugal.

Dessa forma, o interessado que não tenha residência fixa no país, precisará de um representante fiscal em Portugal para realizar esse cadastro e ter o NIF atribuído.

Quem pode ser representante fiscal em Portugal?

O representante fiscal em Portugal é quem faz a ligação entre a Autoridade Tributária e o titular do NIF. Isso ocorre quando este último não possui residência habitual em território português.

Pode ser representante fiscal em Portugal qualquer indivíduo ou pessoa coletiva que aceite a função, desde que residente em Portugal. No segundo caso, a pessoa coletiva também precisa com sede em território português.

Esta representação fiscal em Portugal permite exercer o papel de representante de pessoa singular ou de gestor de bens e direitos.

Parece simples, para quem não possui conhecimento da legislação tributária portuguesa. Mas, ser titular de um NIF como não residente e a representação fiscal em Portugal tem consequências importantes, como veremos.

Por que ter um representante fiscal e como nomear um? 

Quem ainda não possui uma autorização de residência em Portugal e, portanto, não tem residência habitual, precisará de representação fiscal para o NIF.

Essa é a situação de muitas pessoas que chegam com um visto, ou mesmo como turistas, decidem se estabelecer no país, mas ainda não têm a autorização de residência nem endereço fixo.

Da mesma forma, investidores estrangeiros e interessados em realizar alguma atividade ou operação em Portugal precisarão de representação para efeitos fiscais.

Dessa forma, nem precisam estar no país para que um advogado ou alguém com procuração realize os trâmites de emissão do NIF. Assim, essa pessoa será sua representante fiscal em Portugal. 

Hoje os trâmites perante a Autoridade Tributária podem ser realizados pela internet ou pessoalmente. Neste último caso, o representante deverá comparecer e assinar o pedido de emissão do NIF, concordando com a representação fiscal em Portugal. 

Quais são as responsabilidades do representante fiscal em Portugal?

Deve ser observado que tanto o titular do NIF como o não residente quanto o seu representante fiscal em Portugal possuem responsabilidades e obrigações fiscais junto à Autoridade Tributária.

Estas responsabilidades e obrigações, quando não cumpridas, podem ensejar pagamento de coimas/multas, entre outras sanções.

Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, o representante fiscal não é apenas a pessoa que assina o termo em frente ao funcionário do Setor de Finanças, para que seu representado possa obter o NIF.

Junto a esta assinatura vêm obrigações acessórias. Dependendo do tipo de representação fiscal em Portugal, são menos ou mais complexas. Mas, sempre podem causar problemas para o representante fiscal, quando descumpridas.

Os tipos de representação fiscal em Portugal

Representação de singular e suas consequências

Quando se exerce a função de representante fiscal de singular, há o status de um simples interveniente formal. Isso significa que o representante não terá qualquer capacidade decisória ao nível do cumprimento das obrigações tributárias.

Neste tipo de representação fiscal em Portugal, o representante deve garantir o cumprimento dos deveres tributários acessórios de seu representado. 

Um exemplo são as obrigações declarativas: obter o número de identificação fiscal do não residente; guardar e conservar os documentos comprovativos de despesas e rendimentos; submeter declarações e prestar todos os esclarecimentos pedidos pela Autoridade Tributária.

Caso o representante fiscal falhe em cumprir com estas obrigações inerentes à sua função, ele pode responder por infrações fiscais da pessoa que representa. No entanto, nunca terá de pagar impostos devidos por ele.

Representação fiscal em Portugal com gestor de bens ou direitos

Entretanto, se além de representante de singular este representante fiscal assumir também a função de gestor de bens ou direitos do titular do NIF, ele passa a ser “solidariamente responsável por todas as contribuições e impostos do não residente relativos ao exercício do seu cargo”.

Ou seja, neste último tipo de representação, o representante fiscal em Portugal é obrigado ao pagamento dos impostos de seu representado.

Resumo das obrigações de um representante fiscal em Portugal

Em resumo, e de forma geral, a representação fiscal em Portugal acarreta as seguintes responsabilidades:

1. Receber as taxas e impostos do representado;
2. Certificar-se que o seu representado está ciente destas obrigações, dos prazos e das contraordenações fiscais resultantes do não cumprimento;
3. Cumprir com as obrigações declarativas;
4. Assegurar-se de que o pagamento é feito dentro do prazo limite designado.

O representante fiscal tem previsto o direito de reclamação, recurso ou impugnação perante a AT, quando ocorrerem sanções.

Qual a importância de ter um representante fiscal em Portugal?

Como vimos, quem não possui residência em Portugal e, portanto, não tem um endereço habitual no país, precisará de um representante fiscal. 

Mas, essa representação fiscal em Portugal não se esgota no ato de emissão do NIF. Ela também enseja uma série de obrigações para o representante, assim como haverá obrigações fiscais para o titular do NIF. 

Por isso, é sempre recomendável que o representante fiscal em Portugal seja um advogado ou profissional que entenda do assunto.

Como deixar de ser um representante fiscal em Portugal?

Muitas vezes, amigos e conhecidos se oferecem para serem representantes fiscais em Portugal de alguém que está chegando para morar, mas ainda não possui residência fixa.

Depois, descobrem que também podem ter outras obrigações. Mas, o próprio representante pode renunciar e solicitar a remoção dessa representação fiscal em Portugal.

Assim, agora é possível que o próprio representante fiscal peça renúncia unilateral à representação fiscal em Portugal. Esta deve ser feita segundo prevê esta legislação específica citada.

É possível alterar a representação fiscal em Portugal?

Outra forma de encerrar a representação fiscal em Portugal é o próprio representado e o titular do NIF assim o fazerem. Este pode apresentar um comprovativo de residência legal em Portugal, ou denominar outro representante fiscal em substituição ao anterior.

Lembramos que este último deve aceitar formalmente a função.

No entanto, não é possível haver encerramento do Número de Identificação Fiscal, mesmo que pedido pelo próprio titular do NIF.

Se não residir em Portugal e mesmo que não queira retornar e não possua bens ou rendimentos no país, o titular do NIF deverá manter ativo um representante fiscal, sob pena de multa e sanções.

Como funciona a tributação em Portugal?

É importante lembrar que existe a possibilidade de isenção de Declaração de IRS para titulares de NIF – sejam eles residentes ou não residentes.

Isto dependerá da fonte, tipo e valor do rendimento auferido em Portugal. Os que não possuem quaisquer rendimentos originados em território português também podem estar isentos.

Caso possua imóveis ou outros bens localizados em território português, obrigações e/ou rendimentos tributáveis, é preciso observar se deverá cumprir com pagamento de tributos.

Por isso, indicamos sempre que o titular do NIF e até mesmo o seu representante fiscal sejam assessorados por um Advogado ou Contabilista.

Mesmo que a princípio não possua pendências com a Autoridade Tributária, é sempre melhor se precaver e evitar surpresas futuras.

Possíveis vantagens tributárias em Portugal

Aproveitamos para destacar que o percentual de retenção na fonte para os contribuintes titulares de NIF como cidadãos não residentes em Portugal – ou seja, aqueles que possuem um representante fiscal – pode variar entre 25% a 35% sobre seus rendimentos obtidos em território português.

Mas existe a possibilidade de usufruir de uma tributação privilegiada. Nesse caso e para se enquadrar no Regime de Residente Não Habitual – RRNH, o valor da retenção na fonte varia da seguinte forma:

1. Rendimentos de trabalho dependente e rendimentos empresariais e profissionais auferidos em atividades de elevado valor acrescentado com carácter científico, artístico ou técnico (Portaria n.º 12/2010, de 7 de janeiro) serão sujeitos a uma tributação autónoma de 20%, à qual acresce a sobretaxa extraordinária de 3,5%;
2. Rendimentos de trabalho dependente, pensões, rendimentos empresariais e profissionais e outros tipos de rendimento obtido no estrangeiro poderão ser isentos de IRS dentro de certas condições. No entanto, determinados rendimentos isentos serão tidos em conta para efeitos de aplicação das taxas marginais de IRS.

A importância de receber apoio profissional

Conseguimos abordar de forma bem completa o tema. Mas, analisar o caso concreto sempre é importante para identificar exatamente o que deve ser feito. 

Isso significa observar que impostos deverão ser pagos, como e demais obrigações fiscais a serem cumpridas.

Portanto, uma assessoria especializada será fundamental tanto para o titular do NIF, como para seu representante fiscal em Portugal. 

Muitos desconhecem as obrigações que ambas as partes possuem. Mas, esse é um tema de suma importância. 

Sempre aconselhamos a imigrar de forma planejada e isso, sem dúvida, inclui a realização de um planejamento e acompanhamento profissional em matéria tributária.

Veja também: Importância de uma Assessoria Jurídica

Por Vivian Rodrigues Madeira

Advogada, Bacharel em Direito pela UERJ, Mestre em Direito dos Estrangeiros e da Imigração, e em Governança e Direitos Humanos pela Universidade Autônoma de Madrid. É pesquisadora de Direito Internacional e trabalha com Direito Comparado. Atualmente, se divide entre Espanha e Portugal, mas já morou na França e no Japão. Ama ser cidadã do mundo, falar outras línguas e ajudar a todos aqueles que também queiram desfrutar da globalização.